LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN LPJ BENDAHARA, SALAH SATUNYA ADALAH MENGISI BUKU BENDAHARA.

Buku yang wajib dibuat oleh Bendahara Pengeluaran sesuai PER-47/PB/2009 adalah sebagai berikut:

A. BKU (Buku Kas Umum)

Untuk mencatat semua transaksi keuangan dan anggaran. Setiap Bendahara memiliki BKU (Buku Kas Umum) yang mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran uang/kas maupun non kas seperti realisasi anggaran kepada pihak ketiga. Pada praktiknya, BKU tidak bisa membantu Bendahara dalam menyusun LPJ karena terlalu banyak transaksi yang dibukukan. LPJ disusun berdasarkan buku-buku pembantu yang dibuat Bendahara, bukan berdasarkan BKU. Oleh karena itu, selain BKU, buku-buku pembantu wajib dibuat oleh Bendahara.

Selain memudahkan bendahara dalam menyusun LPJ Bendahara, buku-buku pembantu diwajibkan dibuat oleh Bendahara sesuai Peraturan Dirjen Perbendaharaan PER-47/PB/2009.

B. BUKU PEMBANTU

1. Buku Pembantu Kas.

Terdiri atas buku pembantu kas tunai dan buku pembantu kas bank. Jumlah saldo kas adalah jumlah saldo buku kas tunai ditambah dengan saldo buku kas bank yang dibuktikan dengan rekening koran.

2. Buku Pembantu Uang Muka Perjalanan Dinas

Buku ini hanya dibuat bila ada perjalanan dinas dalam jumlah besar dan dibayarkan terlebih dahulu sebelum pegawai melaksanakan perjalanan dinas dan bukan perjalanan dinas yang dibayar belakangan atau dengan SPM/SP2D LS ke Bendahara.

3. Buku Pembantu Bendaharawan Pengeluaran Pembantu (BP BPP)

Buku ini hanya dibuat apabila Bendahara Pengeluaran memiliki bendahara pembantu yang ditetapkan dengan Surat Keputusan.

4. Buku Pembantu UP (BP UP)

Buku ini menampung semua penerimaan dan pengeluaran uang persediaan. Penerimaan UP adalah semua uang yang diterima bendahara yang berasal dari SPM/SP2D UP, TUP, maupun GUP.

Pengeluaran UP adalah semua uang persediaan dari kas bendahara yang berupa pembayaran dengan bukti kuitansi ataupun penyetoran sisa UP/TUP ke kas negara. Uang Persediaan dalam konteks LPJ Bendahara adalah semua uang persediaan dari UP/TUP maupun GUP.

5.Buku Pembantu LS Bendahara (BP LS Bendahara)

BP LS Bendahara berisi semua transaksi SPM/SP2D LS yang masuk ke rekening Bendahara seperti Gaji (Susulan, Persekot, kekurangan, dan lain-lain), Uang Makan, Uang Lembur, Perjalanan Dinas dan lain-lain. Sebelum bulan Juli 2010, sebagian Satuan Kerja masih membukukan Gaji Induk ke BP LS Bendahara karena KPPN masih memperbolehkan gaji seluruh pegawai masuk rekening bendahara. Mulai bulan Juli 2010, gaji induk telah masuk rekening masing-masing pegawai. SPM/SP2D LS kepada pegawai tidak perlu dibukukan oleh Bendahara di BP LS Bendahara, namun dibukukan di BKU dan di buku pengawasan kredit anggaran.

BP LS Bendahara juga berisi semua transaksi pengeluaran uang yang bersumber dari SPM/SP2D LS kepada pegawai atau yang berhak menerima. Pengeluaran ini adalah pembayaran kepada pegawai atau mereka yang berhak menerima, namun sering kali pembayaran kepada mereka tidak bisa lengkap karena penerima tidak masuk kerja atau cuti atau dinas luar atau alasan lainnya. Uang yang belum terbayarkan kepada yang berhak menjadi saldo BP LS Bendahara.

Pembukuan SPM/SP2D LS adalah nilai bruto SPM/SP2D LS bersangkutan dengan cara memasukkan sisi penerimaan/debetnya adalah nilai SPM, dan sisi pengeluaran/kreditnya adalah potongan SPM ditambah dengan pengeluaran uang apabila telah dibayarkan kepada yang berhak.

6. Buku Pembantu Pajak

Buku pembantu pajak berisi penerimaan kas dari potongan pajak yang berasal dari uang persediaan (UP) dan pengeluaran kas berupa penyetoran pajak ke kas negara, dan bukan penerimaan pajak dari potongan SPM/SP2D LS Bendahara.

7. Buku Pembantu Lain-lain

Buku Pembantu lain-lain dibuat kalau ada Kas selain UP, LS Bendahara, atau pajak. Kas di Bendahara Pengeluaran dalam konteks LPJ Bendahara adalah seluruh dana atau kas atau uang yang diterima oleh Bendahara dan tidak terbatas pada dana yang berasal dari DIPA. Bendahara wajib membukukan semua penerimaan dan pengeluaran kas dalam penguasaannya tidak terbatas pada Uang Persediaan dan Uang dari SPM LS ke Bendahara.

Beberapa kas yang dapat dimasukkan dalam Buku Pembantu Lain-lain adalah:

1. Dana Titipan Pihak Ketiga

Sering kali terjadi di dalam sebuah organisasi pemerintahan, Kantor Pusat Kementerian atau Kantor Wilayah mengadakan suatu kegiatan di daerah seperti perjalanan dinas, sosialisasi, pembayaran gaji atau renumerasi, gaji pegawai pusat yang dititipkan, dan lain-lain. Untuk mempermudah pembayaran dan memastikan bahwa kegiatan di daerah benar-benar terlaksana, maka dana untuk kegiatan dimaksud dititipkan kepada Satker terdekat dengan lokasi kegiatan. Kantor Pusat/Kantor Wilayah menitipkan uang kepada Bendahara Pengeluaran Satker terdekat melalui rekening bendahara dengan maksud untuk diberikan kepada mereka yang berhak atau yang melaksanakan kegiatan yang ditentukan. Oleh karena itu, Bendahara Pengeluaran wajib membukukan dan melaporkannya dalam LPJ.

2. Penerimaan Pengembalian Belanja

Pengembalian belanja tahun anggaran bersangkutan yang disetorkan ke kas negara bisa disetorkan oleh Bendahara Pengeluaran. Penerimaan pengembalian belanja dan penyetorannya ke kas negara wajib dibukukan oleh Bendahara.

3. Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)

Penerimaan Negara Bukan Pajak yang diterima oleh Bendahara Pengeluaran biasanya adalah pengembalian belanja tahun lalu atau PNBP yang belum dipotong melalui SPM seperti pengembalian kelebihan belanja honor atau uang makan tahun lalu, PNBP Sewa rumah dinas, dan lain-lain. Penerimaan ini dan penyetorannya harus dibukukan oleh bendahara.

4. Dana/uang lainnya yang mungkin masih masuk rekening bendahara seperti bunga/jasa giro, administrasi bank, dan lain-lain.

LPJ Bendahara Pengeluaran bisa dikatakan hanya rangkuman saldo dari buku-buku pembantu yang dibuat bendahara. Jika buku-buku tersebut sudah dibuat, tidak akan ada kesulitan sama sekali dalam memindahkan saldo masing-masing buku pembantu. Langkah-langkah selanjutnya (sesuai nomor romawi dalam LPJ) adalah sebagai berikut:

Nomor Romawi I

1.        Saldo awal dalam LPJ sama dengan saldo awal masing-masing buku pembantu
bulan berkenaan atau saldo akhir LPJ bulan sebelumnya.

2.        2.Kolom Penambahan pada LPJ sama dengan penjumlahan sisi kiri/debet masing-
masing buku pembantu bulan berkenaan.

3.        Kolom Pengurangan pada LPJ sama dengan penjumlahan sisi kanan/kredit
masing-masing buku pembantu bulan berkenaan.

4.        Saldo akhir dalam LPJ sama dengan saldo akhir masing-masing buku pembantu.

5.        Pastikan jumlah saldo awal huruf A (kolom 3) sama dengan jumlah saldo awal
huruf B.

6.        Pastikan jumlah saldo akhir huruf A (kolom 6) sama dengan jumlah saldo akhir
huruf B.

7.        7.Jumlah pada kolom penambahan huruf A bisa berbeda dengan kolom
penambahan huruf B.

8.        8.Jumlah pada kolom pengurangan huruf B bisa berbeda dengan kolom
pengurangan huruf B.

9.        Isi jumlah nilai kuitansi yang telah diterima yang belum di-SPM-kan sesuai UP dan TUP yang telah diterima pada kalimat terakhir romawi I.

Nomor Romawi II

1.        Isi jumlah uang tunai di brankas dengan benar.

Sekarang ini sangat sulit mendapatkan uang kecil atau rupiah dengan nominal kecil. Kemungkinan yang masih mudah didapatkan adalah uang kecil 100 rupiah atau 50 rupiah atau 25 rupiah. Jadi kemungkinan jumlah uang di brankas yang ada adalah dalam kelipatan ratusan rupiah, limapuluh rupiah, atau dua puluh lima rupiah.

2.         Isi saldo bank sesuai rekening koran terakhir, dan lamprikan fotokopi rekening koran pada LPJ.

3.        Jumlahkan dengan benar. (Angka pada jumlah II.3 = angka pada III.2)

Nomor Romawi III

1.        Isikan jumlah atau saldo kas menurut Buku Pembantu Kas (I.A.1 kolom 6)

2.        Salin Jumlah kas pada II.3 ke kolom ini.

3.        Selisih kas tinggal dihitung dari jumlah III.1 dikurangi jumlah III.2.

(Selisih kurang atau selisih lebih dijelaskan pada romawi V)

Nomor Romawi IV

Rekonsiliasi internal dilakukan antara Bendahara Pengeluaran dan Petugas SAKPA Satuan Kerja setelah bulan berakhir, pembukuan bendahara telah ditutup, dan semua transaksi telah direkam petugas SAKPA.

1.     Isikan posisi saldo UP dan TUP (digabung) terakhir.

(Sama dengan romawi I.B.1. kolom 6)

2.     Isikan jumlah kuitansi yang telah diterima.

(Sama dengan kalimat terakhir romawi I)

3.     Penjumlahan IV.1 dan IV.2

4.     Saldo UP menurut UAKPA adalah penjumlahan UP dan TUP yang belum dinihilkan/belum dipertanggungjawabkan atau belum disetorkan kembali ke kas negara. Saldo UP menurut UAKPA harus selalu sama dengan Neraca SAKPA pada akun Kas di Bendahara Pengeluaran.

5.     Menghitung selisih kas antara angka 3 dan 4. Bila ada selisih dijelaskan pada romawi V.

Nomor Romawi V

Pada romawi ini berisi penjelasan bila ada selisih pada romawi III dan IV. Beberapa kemungkinan selisih yang masih mungkin terjadi adalah:

1.     Kesulitan uang kecil, bila saldo uang di brankas berakhir dengan satuan rupiah dan karena uang rupiah terkecil yang dimiliki adalah Rp. 100 atau Rp. 50 atau Rp. 25.

2.     Uang yang seharusnya diterima, karena SP2D telah terbit, belum masuk ke rekening Bendahara Pengeluaran.

II. KETEPATAN WAKTU

Bendahara Pengeluaran wajib menyampaikan LPJ Bendahara ke KPPN Jakarta V selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah bulan bersangkutan berakhir. Pada kenyataanya masih banyak Bendahara Pengeluaran yang menyampaikan LPJ lebih dari sepuluh hari kerja. Pada waktu yang akan datang, KPPN Semarang II akan menerapkan sanksi sesuai PER-47/PB/2009 bila Bendahara Pengeluaran terlambat menyampaikan LPJ. Semoga Berhasil menyusun LPJ Bendahara Pengeluaran.